Online video wordt steeds vaker ingezet voor zakelijke doeleinden en is voor veel bedrijven onderdeel van de marketing- en communicatiemix. Vaak wordt ervoor gekozen om eigen medewerkers of klanten in beeld te brengen in plaats van acteurs. Dat maakt een boodschap persoonlijker en wordt beter ontvangen door de doelgroep.

Maar voordat je jouw medewerkers of klanten in beeld brengt moet je, om mogelijk juridisch “gedoe” te voorkomen, op de hoogte zijn van AVG en portretrecht. Onze partner Quadia heeft ons voorzien van een Whitepaper waarin de spelregels heel duidelijk worden uitgelegd. De hoofdzaken uit de Whitepaper delen wij met je in deze blog.

Op 25 mei 2018 is de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) vervangen door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG waarborgt zowel de privacy van de Europese burger als het vrije verkeer van persoonsgegevens binnen de Europese Unie. Dit betekent dat je bij het maken, opslaan en verspreiden van zakelijke video’s een aantal zaken goed moet regelen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Iedere persoon heeft recht op privacy. Dat staat vastgelegd in de grondwet. Je mag daarom niet zomaar persoonsgegevens verwerken. Persoonsgegevens omvatten alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat deze informatie, ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Bijvoorbeeld een (IP-)adres, telefoonnummer, maar ook politieke overtuiging of gegevens over iemand zijn gezondheid. De persoonsgegevens kunnen bestaan uit tekst, beeld of geluid.

Het is dus belangrijk om bij het filmen altijd uitdrukkelijk toestemming te vragen.

Voordat je gaat filmen

Bij het filmen en verwerken van gegevens zijn er vier partijen betrokken:

• Data subject: individu waarvan de gegevens zoals tekst, beeld of geluid worden verwerkt.
• Data controller: dit is de opdrachtgever. Deze partij is eindverantwoordelijk voor de persoonsgegevens: de toestemming, het verzamelen, de verwerking, de publicatie en de opslag van de gegevens. Ook als een deel van de werkzaamheden wordt uitbesteed aan een derde partij blijft de controller verantwoordelijk.
• Data processor: het bedrijf of individu dat zorgdraagt voor de fysieke verwerking en veilige opslag van gegevens.
• Toezichtautoriteit: in Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bepaal voor het filmen het doel waarvoor je filmt, de kanalen, de termijn van publicatie/opslag en de grondslag: om persoonsgegevens te verwerken moet er een grondslag zijn om dit te doen. De AVG kent zes grondslagen:

• Overeenkomst: onder andere voor gegevens bij het afsluiten van een internetverbinding.
• Algemeen of openbaar belang: bijvoorbeeld bij gegevens voor de belastingdienst.
• Vitaal belang: dit kunnen gegevens zijn die het ziekenhuis nodig heeft om je te behandelen.
• Gerechtvaardigd belang: denk daarbij aan gegevens die een verzekeraar opvraagt, die noodzakelijk zijn om werkzaamheden uit te voeren, voortvloeiend uit een lopend contract.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld gegevens voor de loonadministratie.
• Toestemming: deze grondslag is als laatste optie van toepassing wanneer de overige grondslagen niet van toepassing zijn. Het betreft een uitdrukkelijke mondelinge of schriftelijke toestemming (dus niet stilzwijgend).

Aan de slag!

Er zijn drie hoofdzaken voor het verwerken van persoonsgegevens in zakelijke video’s:

• De AVG en portretrecht bij het maken en publiceren van video’s
• Het publiceren en bewaren van beeldmateriaal
• Cookiewet voor het publiceren van video’s

De AVG en portretrecht bij het maken en publiceren van video’s

Wanneer je als bedrijf commerciële video’s openbaar publiceert zijn er twee mogelijke grondslagen: toestemming of overeenkomst. Wanneer je kiest voor toestemming dan kan dit mondeling of door een vinkje op een formulier te zetten. Ieder individu (data subject) heeft altijd het recht om deze toestemming terug te trekken. Om dit te voorkomen kan je een overeenkomst sluiten. Let wel, een toestemming via een overeenkomst om te filmen wil niet zeggen dat er ook automatisch toestemming is om de video te publiceren (portretrecht). Om zowel de AVG als het portretrecht goed af te dekken kan je het beste een toestemmingsformulier of figurantenovereenkomst (quit claim) gebruiken.

Het publiceren en bewaren van beeldmateriaal

Als de video eenmaal klaar is, wil je deze ook graag publiceren. Ook hier moet je goede afspraken over maken. Zo mag de video niet gebruikt worden voor andere dan de eerder vastgelegde doeleinden. Het beeldmateriaal moet veilig worden opgeslagen en na verloop van tijd moet alle data weer verwijderd worden. Om er zeker van te zijn dat dit allemaal goed geregeld is, moet de data-controller een verwerkingsovereenkomst sluiten met de data-processor. Dit geldt ook voor de clouddiensten waar de videobestanden in terecht komen. Bij de grotere clouddiensten zoals YouTube en Vimeo ga je automatisch, eenzijdig akkoord met de voorwaarden die niet 100% overeenkomen met de Europese regelgeving (zo verwijdert YouTube data pas na 180 dagen en verzamelt Vimeo IP-adressen voor de statistieken).

Cookiewet voor het publiceren van video’s

Bezoekers van je website moeten toestemming verlenen voor het plaatsen van cookies. Uitgezonderd zijn de cookies die noodzakelijk zijn voor een goed werkende website. Je mag zonder toestemming geen tracking cookies plaatsen. Wil je zeker weten dat jouw data niet verzameld wordt door een derde? Neem dan een online video-platform af bij een gespecialiseerde dienstverlener.

Interessant?

Dat vinden wij ook. Download de Whitepaper van Quadia hier. Voor het schrijven van de Whitepaper deden zij onderzoek door steekproeven uit te voeren bij honderd websites. Ze interviewden brandmanagers, marketeers en communicatieprofessionals en lieten hun bevindingen controleren door een Certified Information Privacy Manager.

Wij vinden het belangrijk om op de hoogte te zijn van de actuele ontwikkelingen, wet en regelgeving van dergelijke onderwerpen. Wij zijn jouw vraagbaak voor alle communicatievraagstukken. En wanneer wíj́ twijfelen… kunnen we altijd terugvallen op ons vertrouwde netwerk van specialisten.