De regels en mogelijkheden voor evenementen en samenkomsten

Het levert soms verwarrende situaties op: we moeten zoveel mogelijk thuiswerken en contacten beperken, maar we mogen en kunnen steeds meer. Natuurlijk wil je in contact blijven met jouw klanten, medewerkers, leveranciers en andere belangrijke partijen. Zichtbaar zijn is nu minstens zo belangrijk als ooit tevoren, maar er zijn veel meer spelregels bijgekomen. Om een groot deel van de verwarring weg te nemen hebben wij de belangrijkste regels voor je uitgeplozen en opgesomd. En natuurlijk kunnen we het niet laten: we hebben meteen een paar praktische oplossingen voor je op een rij gezet. 

Samenkomsten vanaf 1 juni (en 1 juli)

De regels:

  • Alle meld- en vergunningplichtige evenementen zijn in beginsel verboden tot 1 september. Maar lang niet ieder evenement is een meld- en vergunningplichtig evenement.
  • In alle gevallen dient men 1,5 meter afstand te houden.
  • Bezoekers moeten thuisblijven bij verkoudheidsklachten. Vooraf dient er een checkgesprek plaats te vinden om te bepalen of een bezoek risico’s oplevert.
  • Buiten: samenkomsten zijn toegestaan. Er is geen limiet vastgesteld voor het aantal personen, zolang de 1,5 meter-regel maar gehandhaafd blijft.
  • Overdekte locaties: maximaal 30 personen, exclusief personeel – let op voor sommige evenementenlocaties geldt: max 30 personen per gebouw, niet per zaal, maar dit is afhankelijk van het type locatie.
  • Wettelijk verplichte en noodzakelijke bijeenkomsten, zoals aandeelhoudersvergaderingen: maximaal 100 personen.
  • Het maximum aantal bezoekers voor niet verplichte of noodzakelijke samenkomsten wordt, als alles goed gaat, per 1 juli uitgebreid van 30 naar 100 personen.

 De mogelijkheden:

  • Hybride events: een combi van fysiek en live. Jouw belangrijkste stakeholders zijn live bij het event aanwezig en worden als vip’s in de watten gelegd op een exclusieve Voor de overige deelnemers wordt het programma via een livestream aangeboden. Door daarbij online demo’s en netwerksessies aan te bieden, creëer je een volwaardige online eventbeleving.
  • Daarnaast bieden de RIVM-richtlijnen ook een uitgelezen kans om je meer te focussen op kleinschalige, persoonlijke maatwerk-events. Een kick-off event voor werknemers die weer naar kantoor komen, een intiem diner of een expertsessie aan een ronde tafel, waarbij de resultaten achteraf gedeeld kunnen worden.
  • De buitenlucht leent zich natuurlijk uitstekend voor inspiratiesessies, out of your comfortzone- en out of the box-concepten. Je bent daarbij ook niet gebonden aan één locatie.
  • Voor ieder event geldt natuurlijk dat we op een passende manier invulling geven aan de richtlijnen van het RIVM d.m.v. looproutes, eenrichtingsverkeer, signing, timeslots, hygiëne en afstand.

 

Conclusie: er kan gelukkig nog heel veel. De wereld van evenementen, promotiemateriaal, gedrukte en online communicatie is ons vertrouwde speelveld. Wij komen het liefst samen tot een resultaat dat past bij jouw merk en doelstelling. Dus daag ons uit! 

 

Bronnen:
https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/coronavirus-covid-19/nederlandse-maatregelen-tegen-het-coronavirus/openbaar-en-dagelijks-leven

https://www.eventbranche.nl/nieuws/in-overdekte-locaties-en-in-gebouwen-die-toegankelijk-zijn-voor-publiek-mogen-maximaal-30-mensen-samenkomen-20614.html